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Company Secretarial Services in Hong Kong – Every limited company in Hong Kong is required to have a company secretary for providing secretarial services and compliance to the company. Hong Kong Companies Ordinance (Cap 622, s.474) requires all companies incorporated in Hong Kong must have a company secretary. For listed companies, according to Listing Rules section 3.28, and section F of the Corporate Governance Code, issuers (i.e. listed companies) must appoint a qualified company secretary.

香港公司秘書服務 – 香港每間有限公司均須有一名公司秘書，負責為公司提供秘書服務和合規服務。 香港《公司條例》（第 622 章，第 474 條) 規定所有在香港註冊成立的公司必須有一名公司秘書。對於上市公司，根據《上市規則》第3.28條和《企業管治守則》F條，發行人（即上市公司）必須任命一名合資格的公司秘書。

• 香港的公司秘書確保遵守當地法律和法規，包括提交年度申報表和與當局聯絡。
• 香港所有企業都必須任命一名公司秘書。不遵守規定，例如公司成立後職位空缺，可能會導致罰款或法律訴訟。
• 許多公司將此職位外包給專門機構，以確保專業知識和合規性。

• 香港公司秘書的角色不應與傳統的辦公室秘書的角色混淆。他們既是企業的「合規經理」又是「公司治理主任」。此外，他們還負責成為與政府當局的聯繫點，確保公司的運作和活動符合法律法規。他們還在處理行政任務方面發揮關鍵作用，例如提交年度申報表、維護法定記錄以及向公司註冊處等政府機構提交所需文件。公司秘書的職責對公司的長期運作至關重要。任命公司秘書有幾個關鍵的角色:
  • 合規與治理,
  • 行政職責,
  • 法定賬冊的維護和保管,
  • 履行各種會議職責, 組織董事會會議和股東大會
  • 向公司註冊處提交資料變更,
  • 維護註冊辦事處,
  • 作為股東、董事和外部持份者的主要聯絡點

專業公司秘書

根據 公司註冊處 對外通告第 7 / 2022 號 (2022年9月30日)

6. 該條例 , 即《公司條例》（第 622 章）, 第 4(3)(e)及 775(2)(b)(vi)條所提述的「在香港執業的專業公司秘書」，指擁有 FCG* / HKFCG* 或 ACG* / HKACG* 專業稱號，以及選擇同時採用 CS* / CGP* 專業稱號的香港公司治理公會會員。

7. 該條例第 4(5)(f )條所提述的「在有關地方執業的專業公司秘書」及 該 條 例 第 775(2)(a)(vi) 條 所 提 述 的 「 在 該 地 方 執 業 的 專 業 公 司 秘
書」，指擁有 FCG* 或 ACG* 專業稱號，以及選擇同時採用 CS* /CGP* 專 業 稱 號 的 The Chartered Governance Institute （ 下 稱「（CGI）」）會員。

*: – FCG : CGI 資深會士
HKFCG : 香港公司治理公會資深會士
ACG : CGI 會士
HKACG : 香港公司治理公會會士
CS : 特許秘書
CGP : 公司治理師